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Titre du poste :
Adjoint(e) Administratif(ve) Principal(e)
Numéro de référence :
26583_062020
Statut :
Permanent - temps plein
Catégorie d'emploi :
Soutien administratif
Ville :
MONTRÉAL, POINTE ST-CHARLES
Province :
Québec
Salaire annuel / Taux horaire :
55 623 - 69 529
Nombre de postes disponibles :
1
Date limite :
2020-07-10
Description  :
La ou le titulaire du poste a pour principale fonction d’assister la ou le chef, Maintenance et mécanique dans une vaste gamme de tâches administratives. Idéalement, elle ou il a n’en est pas à sa première expérience d’adjointe ou d’adjoint auprès d’un cadre, a une attitude proactive et est en mesure de composer avec des priorités en constante évolution dans un environnement dynamique où la cadence est soutenue. Cette personne doit non seulement avoir d’excellentes aptitudes en résolution de problèmes et un bon jugement, mais aussi faire preuve de créativité, d’initiative et d’une grande discrétion lorsqu’il s’agit d’affaires de nature hautement confidentielle ou délicate. Cette personne doit aussi savoir gérer son temps, prioriser les bonnes tâches et interagir avec aisance et tact auprès de gestionnaires de tous les échelons, à l’interne comme à l’externe. La ou le titulaire du poste aura à régler des problèmes urgents en mettant à contribution son sens de l’organisation et ses compétences en communication écrite et orale.

Responsabilités :

• Traiter les renseignements et les appels, en s’occupant parfois de priorités concurrentes, sans sacrifier la qualité du travail;
• Faire preuve de jugement dans l’ordre de traitement des demandes et recourir aux échelons supérieurs lorsqu’un dossier nécessite leur intervention;
• Traiter les communications et les données de nature délicate ou confidentielle avec discrétion et tact;
• Communiquer régulièrement avec les gestionnaires de tous les échelons, à l’interne comme à l’externe, en faisant preuve de beaucoup de professionnalisme, de courtoisie et de diplomatie;
• Organiser des réunions, préparer l’ordre du jour, assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire un suivi des mesures à prendre;
• Gérer efficacement les documents et utiliser avec aisance divers logiciels et technologies;
• Gérer et tenir à jour le calendrier de la ou du chef en inscrivant les principales échéances dans le cycle de planification et en faisant respecter les échéanciers pour les réunions et les soumissions;
• Prendre les rendez-vous, organiser les mandats spéciaux et planifier la logistique des réunions, des activités des différents services, des itinéraires et des déplacements;
• Distribuer la correspondance entrante dans un ordre de priorité et effectuer un suivi;
• En faisant montre d’une grande maîtrise de la correspondance d’affaires, rédiger et corriger des réponses à des questions de nature générale, et préparer l’ébauche de réponses à des questions plus complexes;
• Préparer les rapports de dépenses mensuels et rapprocher les comptes;
• Traiter les factures et inscrire les charges dans les bons comptes.
Exigences :
• Au moins trois (3) années d’expérience comme adjointe administrative ou adjoint administratif auprès d’une personne cadre, de préférence dans une grande organisation;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Powerpoint, Excel, Word);
• Connaissance d’Outlook et de Teams, un atout;
• Capacité à explorer de nouvelles technologies au besoin;
• Grandes aptitudes de communication orale et écrite dans les deux langues officielles.

Compétences :

• Grand sens de la planification, de l’organisation, et de la gestion du temps; Capacité exceptionnelle à remplir ses fonctions administratives et à respecter les échéances dans un environnement où la cadence est soutenue;
• Autonomie et capacité à travailler avec peu d’encadrement;
• Capacité à prendre de bonnes décisions;
• Flexibilité, facilité d’adaptation au changement et à l’évolution des priorités, et capacité à garder son calme sous la pression;
• Aptitude à tirer parti de différentes pratiques pour mettre en place des solutions novatrices à toutes sortes de problèmes;
• Capacité de contribuer à faire adopter les changements;
• Aptitude à collaborer avec les membres de différentes équipes;
• Capacité à entamer des discussions ouvertes dans des situations potentiellement délicates, toujours en gardant à l’esprit l’intérêt de la Société;
• Souci du détail, sens des priorités et capacité à accomplir avec diligence et minutie plusieurs tâches à la fois.
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